KINNITATUD
Tartu Vangla direktori
05. juuni 2009
käskkirjaga nr 1-3/73
Tartu Vangla üldosakonna põhimäärus
Põhimäärus kehtestatakse justiitsministri 06.12.2001.a määrusega nr 87 kinnitatud „Tartu Vangla põhimäärus“ (RTL 2001, 133, 1924; 2002, 148, 2161) paragrahv 17 alusel.
1. peatükk
ÜLDSÄTTED
§ 1. Üldosakond on Tartu Vangla (edaspidi vangla) struktuuriüksus.
2. peatükk
OSAKONNA ÜLESANDED
§ 2. Osakonna põhiülesanded
(1) Üldosakonna põhiülesanded on korraldada vangla asjaajamist ja dokumentide säilitamist, tagada vanglas koostatavate dokumentide juriidiline korrektsus, korraldada personaliotsinguid, tagada vangla koosseisu komplekteeritus, vangla teenistujate teenistussuhete vormistamine ning väljaõppe, täiendusõppe, koolituse ja atesteerimise korraldamine.
(2) Põhiülesannete täitmiseks üldosakond:
1) registreerib vanglasse saabuvaid ja vanglast väljaminevaid dokumente, peab arvestust dokumentide liikumise üle, informeerib täitjaid tähtaegade saabumisest ja kontrollib dokumentide tähtajalist täitmist;
2) edastab vangla direktori poolt direktori asetäitjatele, osakondadele ja üksustele täitmiseks suunatud kirjad ja asutusesisesed dokumendid konkreetsetele täitjatele ning peab nende üle arvestust;
3) kontrollib pitsatite, templite ja plankide nõuetekohast hoidmist ja kasutamist;
4) korraldab vajadusel vanglale vajalike pitsatite ja plankide hankimist, samuti vangla kirjandus- ja ajakirjandusväljaannete tellimist;
5) koostab vangla toimikute näidisloetelu;
6) hoiab Tartu Vanglaga sõlmitud lepingud, teenistujate ametijuhendid ning distsiplinaarjuurdluse kokkuvõtted;
7) koostab vangla arhiivitöö ja asjaajamise korraldamiseks vajalikud juhendid;
8) moodustab osakonna toimikud, säilitab ja valmistab need ette üleandmiseks justiitsministeeriumi vanglate arhiivile;
9) korraldab vangla arhiividokumentide üleandmist justiitsministeeriumi vanglate arhiivile;
10) peab vangla arhiivis olevate dokumentide arvestust ja säilitab need vastavalt õigusaktidele;
11) korraldab vastavalt õigusaktidele toimikute, dokumentide ja raamatute hävitamist;
12) protokollib juhtkonna nõupidamised, edastab nõupidamisel vastuvõetud otsused ja kontrollib nende täitmist;
13) osaleb välissuhtluse korraldamisel ning lahendab organisatoorsed küsimused – piletite, toitlustamise, seminaride, ekskursioonide organiseerimine;
14) töötab välja vangla personalipoliitika arengukavad, koostöös osakondade ning üksustega analüüsib ja teeb ettepanekud vangla koosseisude kohta;
15) töötab koostöös osakondade ning üksustega välja vangla personali koolituse arengukavad ja -süsteemi;
16) korraldab vangla teenistujate valikut, paigutamist, hindamist, edutamist, teenistusse võtmist ja teenistusest vabastamist;
17) koostab ja realiseerib koostöös vangla osakondade ja üksustega koolituskavad ning tagab nendega seoses olevate oganisatoorsete ülesannete (õppekavade koostamine, lektorite ja ruumidega kindlustamine) täitmise;
18) korraldab ja kontrollib vangla teenistujate atesteerimist;
19) töötab koostöös finants- ja majandusosakonnaga välja vangla palgajuhendi;
20) korraldab teenistujate ametijuhendite koostamist osakondades, tutvustab vangla õigusakte teenistujate ametisse nimetamisel;
21) koostab ja vormistab personalikäskkirjad ja personalialase dokumentatsiooni;
22) vormistab pensioni-, sotsiaalabi- ja haigekassadokumendid ning teeb koostööd vastavate asutustega;
23) koostab osakonna statistilised aruanded;
24) teeb ettepanekuid teenistujate töö- ja olmetingimuste parandamiseks;
25) teeb koostööd vanglaametnikke ettevalmistavate õppeasutustega;
26) vaatab läbi taotlusi, vaideid, märgukirju, selgitustaotlusi ja muid dokumente ning koostab vastuste ja muude dokumentide eelnõud;
27) koostab dokumendid vangla seaduslike huvide kaitsmiseks ja esindab vanglat kohtus jt asutustes volituste piires;
28) teenindab vangla administratsiooni õigusalaselt.
3.peatükk
OSAKONNA JUHTIMINE JA KOOSSEIS
§ 3. Osakonnajuhataja
(1) Üldosakonna tööd juhib osakonnajuhataja, kes tagab osakonna ülesannete õiguspärase, täpse ja õigeaegse täitmise vastavalt Tartu Vangla põhimäärusele, üldosakonna põhimäärusele, õigusaktidele ja oma ametijuhendile. Osakonnajuhataja nimetab ametisse ja vabastab ametist vangla direktor;
(2) Osakonnajuhataja allub vahetult direktori asetäitjale halduse alal;
(3) Osakonna tööjaotuse määrab osakonnajuhataja vastavalt oma ametijuhendile;
(4) Osakonnajuhataja:
1) jaotab ülesandeid talle alluvate teenistujate vahel ning annab neile juhiseid ja korraldusi;
2) valvab osakonna teenistujate teenistuskohustuste täitmise järele;
3) allkirjastab või viseerib osakonnas koostatud dokumendid;
4) annab aru osakonna tegevusest;
5) esindab osakonda ning annab osakonna nimel arvamusi ja kooskõlastusi vangla juhtkonnale ja teistele struktuuriüksustele;
6) teeb vangla juhtkonnale ettepanekuid osakonna koosseisu ja töökorralduse, osakonna teenistujate palkade ja toetuste ning distsiplinaarkaristuste määramise ning ergutuste kohaldamiste kohta;
7) taotleb osakonna ülesannete täitmiseks vajalikke vahendeid;
8) taotleb osakonna teenistujatele täiendusõppe korraldamist;
9) korraldab osakonna teenistujate ametijuhendite väljatöötamist;
10) täidab muid osakonna põhimäärusega pandud või vahetu juhi antud ülesandeid.
(5) Osakonnajuhataja äraolekul asendab teda tema ettepanekul direktori käskkirjaga määratud vangla teenistuja.
4. peatükk
OSAKONNA KOOSSEIS
§ 4. Üldosakonnas on järgmised ametikohad:
1) juhataja;
2) peaspetsialist;
3) personali peaspetsialist;
4) spetsialist;
5) personali spetsialist;
6) jurist;
7) referent.
5. peatükk
OSAKONNA ARUANDLUS
§ 5. Aruandlus
(1) Üldosakond annab oma tegevusest aru direktori asetäitjale halduse alal;
(2) Aruanded osakonna tegevuse kohta esitab direktori asetäitjale halduse alal osakonnajuhataja või tema poolt määratud teenistuja.
6. peatükk
OSAKONNA TÖÖ ÜMBERKORRALDAMINE
§ 6. Osakonna töö ümberkorraldamine
(1) Üldosakonna töö ümberkorraldamine toimub:
1) osakonna funktsioonide muutmisel seoses reorganiseerimisega;
2) justiitsministeeriumi poolt koosseisude muutmisel;
3) seaduses ettenähtud juhtudel.
